In 10 Schritten zum Erfolg bei Einschulungen

Möchtet ihr eine Einschulung fotografieren oder seid ihr noch auf der Suche nach einer Schule, die noch keinen Fotografen hat? In diesem Artikel erklären wir euch alle Schritte von Akquise und Vorbereitung bis hin zum Online-Fotoverkauf mit fotograf.de.

Vergesst Fotomappen, denn heute ist der Onlineverkauf in Schulen ein Mehrwert! Unser Online-Shopsystem reduziert den Aufwand bei der Abwicklung erheblich und gibt euch zudem die Möglichkeit, den Umsatz signifikant zu steigern: mit vielen unterschiedlichen Bildvarianten und einem großen Produktsortiment. Ganz ohne zusätzlichen Aufwand. Fokussiert euch wieder auf das Schönste an der Arbeit: das Fotografieren. Wir übernehmen alle lästigen Schritte für euch: Bestellprozess, Zahlungsabwicklung, Fotoproduktion und Versand.

Eure Kunden, die Eltern der Erstklässler, werden sich über den komfortablen Bestellvorgang freuen, denn sie können die Fotos bequem online auswählen und auf sicherem Weg bezahlen – was sich positiv auf den Umsatz auswirkt. Weiterer Pluspunkt: Durch das von fotograf.de bereitgestellte QR-Tagging stellt ihr sicher, dass Eltern ausschließlich Fotos der eigenen Kinder zur Auswahl bekommen. In Sachen Datenschutz ein gravierender Vorteil!

Last, but not least: Mithilfe der integrierten Kundendatenbank und der Newsletter-Funktion könnt ihr aktuelle Angebote im Handumdrehen an die Kunden schicken. Ergebnis: mehr Folgeaufträge.

Jetzt kostenlos herunterladen: Leitfaden für Fotografen zum Thema „Einschulung“.

Akquise und Vorbereitung

1. Schule kontaktieren, Termin vereinbaren

Für gewöhnlich sind die Sekretariate eine Woche vor Beginn des neuen Schuljahrs (siehe Tabelle mit Ferienterminen/Schulanfang je Bundesland) wieder besetzt. Wer noch keinen Termin hat, sollte spätestens jetzt einen vereinbaren, um sich als Fotograf für die Einschulung vorzustellen.

2. Das Schulsekretariat für euer Angebot begeistern

Dass ihr selbst hervorragende Fotografen seid, müssen wir euch nicht erklären, aber das Schulsekretariat weiß das zumeist nicht, denn der Ruf als guter Fotograf eilt euch in den wenigsten Fällen voraus. Also zum Termin unbedingt mitnehmen: eine Mappe mit euren besten Kinderportraits, idealerweise aus den Altersgruppen Grundschule oder Kindergarten. Studiofotos sind dafür genauso gut geeignet wie Bilder, die „on location“ entstanden sind. Was zählt, ist der „Wow“-Faktor, denn damit hebt ihr euch von der Masse der Amateurfotografen, von selbst fotografierenden Eltern und von eventuellen Mitbewerbern positiv ab. Auch ein Foto eures mobilen Studios sollte nicht fehlen, damit das Schulpersonal weiß, wie viel Platz ihr benötigt.

Wichtiges Argument: Weder der Schule noch den Lehrern entstehen irgendwelche Kosten oder zusätzlicher Aufwand– also keine Pauschalgebühr verlangen. Eure Priorität liegt bei Einschulungen auf den Portraits der Erstklässler: Deren Eltern und Großeltern, Tanten und Onkel, sind potenzielle Kunden. Sie wollen diesen wichtigen Moment im Leben ihrer Kinder in einmaligen und professionellen Fotos für immer festhalten – und lassen sich diese Bilder auch etwas mehr kosten!

Was außerdem zählt: Mit dem Einsatz der QR-Code-Technik könnt ihr der Schule – und später auch den Eltern der Erstklässler – 100-prozentigen Datenschutz garantieren: Die Eltern sehen bei der Bildauswahl ausschließlich die Fotos der eigenen Kinder. Besser kann die Privatsphäre nicht geschützt werden.

Beim Termin mit dem Sekretariat solltet ihr unbedingt festlegen, wo und mit welcher Ausrüstung ihr die Fotos am Tag der Einschulung machen wollt bzw. dürft. Nicht abspeisen lassen mit B-Locations auf dem Schulhof, die bei schlechtem Wetter ungeeignet sind. Geeignete Orte für den Aufbau eures mobilen Studios sind zum Beispiel:

• Direkt in der Turnhalle (oft findet die Feierstunde hier statt)
• Flur in der Nähe des Eingansbereichs der Schule
• Flur vor einem Klassenzimmer der Erstklässler (falls geräumig genug)
• Mensa (falls vorhanden)
• Aula (falls vorhanden)

Wichtig: Vereinbart mit dem Sekretariat, dass das mobile Studio bereits eine Stunde vor Beginn der Feierstunde geöffnet sein darf und die Eltern der Schulanfänger darüber vonseiten der Schule informiert werden. Nach der Feierstunde werdet ihr es nicht schaffen, alle Kinder zu fotografieren.

3. Produkte und Preise festlegen

Stolze Eltern und Großeltern zahlen stolze Preise – vor allem für professionelle Fotos von der Einschulung ihrer Kinder. Nicht selten geben sie für diese einmaligen Portraitaufnahmen 10 Euro oder mehr pro Bild aus (im Format 13 x 18 cm). Immer vorausgesetzt, dass Qualität und Service stimmen.

Ihr solltet für Einschulungsportraits ein eigenes Preisprofil und ein spezielles Produktset einrichten und dies mit dem entsprechenden Album im Shop verknüpfen.

Nicht vergessen: Portraits mit „Wow“-Faktor sind bei der Postproduction/Bildbearbeitung oft recht aufwändig. Auch die hierfür benötigte Zeit sollte beim Festlegen der Produktpreise berücksichtigt werden.

4. Produktion vorbereiten

Rechtzeitig vor dem Aufnahmetag solltet ihr noch die folgenden Dinge erledigen:

• Kennwortkarten (mit QR-Codes) anfertigen
  Registrierte Fotografen erledigen das im Handumdrehen (siehe Screenshot).
• Mobiles Studio vorbereiten
  Vorausgesetzt, das Schulsekretariat ist einverstanden, solltet ihr für den Aufnahmetag lieber zu viel als zu wenig Studioequipment einpacken. Zwei bis drei Blitze (empfehlenswert sind 400 Ws oder mehr Leistung pro Blitzkopf), portabler Studiohintergrund (am besten aus waschbarem Material wegen der unvermeidbaren Fußspuren), eure bevorzugten Lichtformer (Softboxen, Beauty Dish, Striplight, etc). Und alles, was ihr bei euren „On location“-Produktionen sonst noch braucht.
• Passende Accessoires mitnehmen
  Studiohintergründe und Dekoartikel sind natürlich Geschmacksache, und es gibt oft nur einen schmalen Grat zwischen „Kitsch und Kunst“. Doch in der Praxis hat es sich bezahlt gemacht, mit geschickt eingesetzten und arrangierten Accessoires vor allem Kinderportraits aufzupeppen, ihnen eine individuelle Note zu geben. Viele Eltern und Großeltern stehen darauf. Stellvertretend für viele gleichwertige Angebote empfehlen wir einen Blick auf die Website des Deko-Spezialhändlers Woerner, dessen Sortiment zum Beispiel überdimensionale Bleistifte, Radiergummis und vieles mehr enthält.

Am Tag der Einschulung

Seid früh vor Ort! In den meisten Fällen beginnen Einschulungsfeiern vormittags um 10 Uhr. Viele Eltern treffen mit ihren Kindern bereits früher ein, vor allem, wenn die Schulleitung sie vorab darauf hingewiesen hat, dass ein professioneller Fotograf bereits eine Stunde vor Beginn der Feier vor Ort ist. Selbst wenn sich vor der Feier nicht alle Eltern für eine Fotosession entscheiden, ist dies ein guter Zeitpunkt, sie über euer Angebot zu informieren. Vielleicht habt ihr auch einen Aufsteller mit Beispielfotos dabei, auf denen im Idealfall die mitgebrachten Accessoires im Einsatz zu sehen sind?

Wann der beste Zeitpunkt ist, die Kinder ins mobile Studio einzuladen, hängt vom Programm ab. Meist laufen Einschulungen so ab, dass die Schulanfänger zuerst (zum Beispiel in der Aula, der Mensa oder der Turnhalle) gefeiert werden und anschließend im Klassenzimmer ihre erste Unterrichtsstunde erleben. Wenn die Lehrer es gestatten, gehen Sie für ein Gruppenfoto in die Klassenzimmer mit. Lassen Sie die Kinder vor der Tafel in drei Reihen posieren: die hintere Reihe auf Stühlen, die mittlere davor auf dem Fußboden, die vorderste Reihe kniend. Lehrer oder Lehrerin stehen daneben.

5. Kunden ansprechen

Am Einschulungstag ist die Zeit knapp. Kinder und Eltern streben zumeist direkt aus dem Klassenzimmer nachhause, um dort den Rest des Tages mit der Familie zu verbringen. Sie vor Verlassen der Schule noch zum Portrait ins Studio zu bitten, ist eine gute „Einflugschneise“ für euch. Viele Schulen bieten an diesem Tag den Kindern und ihren Verwandten auch an, in der Schulmensa (falls vorhanden) Mittag zu essen, um nicht mit leerem Magen nachhause zu gehen. Umso besser für euch: Einfach die Leute aus der Warteschlange in der Mensa ins Portraitstudio bitten. Wartezeit hat sich selten sinnvoller nutzen lassen!

Wenn euch ein freundliches, aber bestimmtes „Oh, wir haben heute bereits Fotos gemacht“ entgegnet wird, solltet ihr nicht mit der Frage zögern: „Bei einem Profifotografen?“ – gefolgt von einem dezenten Hinweis auf euer mobiles Studio, das kostenlose und unverbindliche „Sitting“, weil es keine Abnahmeverpflichtung gibt, usw. Vielleicht habt ihr auch „Verbündete“ vor Ort – etwa eure Kinder, die dieselbe Schule besucht haben und von euren Fotos begeistert sind?

• Wer interessiert ist, erhält sofort eine individuelle Kennwortkarte und wird gebeten, zum mobilen Studio zu kommen.
• Wichtig: Sagt den Kunden gleich zu Beginn, dass die Kennwortkarte wichtig ist und nicht geknickt oder beschädigt werden sollte. (Natürlich gibt es auch Ersatzkarten, falls nötig.)

6. Im mobilen Studio

Eines vorweg: Mobile Studios sollten je nach Anlass mehr oder weniger gut abgeschirmt sein vor den Blicken neugieriger Zuschauer. Es zahlt sich aus, wenn ihr – gerade bei halböffentlichen Veranstaltungen wie Einschulungen – flexible Wandelemente zur Hand habt. Damit könnt ihr „Kiebitzen“ das Leben schwer machen, die von draußen ins Set hinein mit ihren eigenen Kameras oder Smartphones knipsen wollen. Klare Ansage: Ihr seid die Profis, die ihrer Arbeit nachgehen. Die anderen müssen „draußen bleiben“. Das hat einen entscheidenden Vorteil: Kinder, die unsicher oder nervös sind, haben im abgeschirmten Studio meist mehr Vertrauen und geben sich lockerer. Unter uns: Die Kleinen haben an dem Tag schon genug Stress. Gebt ihnen im Studio die Gelegenheit, ein wenig aufzutanken. Das Ergebnis seht ihr auf den Bildern!

• Jeder Schulanfänger wird zuerst mit der Kennwortkarte fotografiert, die seinen/ihren individuellen QR-Code enthält. Alle weiteren Fotos desselben Kindes benötigen keine Kennwortkarte mehr.
• Mehrere verschiedene Posen pro Kind fotografieren, mal mit, mal ohne Accessoires. Das zahlt sich später aus: je mehr Motive, desto mehr Bilder werden bestellt.
• Eltern und Verwandten anbieten, sich auch gemeinsam mit den Kindern fotografieren zu lassen. Solche Motive haben sehr hohen Erinnerungswert. Dabei denselben QR-Code verwenden.
• Nach den Aufnahmen drückt ihr den Eltern zum einen die Kennwortkarte in die Hand und bittet sie zum anderen, sich mit Namen und E-Mail-Adresse in eine Liste einzutragen. Das ist wichtig, damit ihr sie benachrichtigen könnt, sobald die Bilder in eurem Onlineshop zur Auswahl bereitstehen.
• Wichtig: Sagt den Eltern, ab wann die Bilder im Shop zu sehen sein werden. Dabei gilt: Je schneller die Bilder online sind, desto glücklicher sind die Eltern – und desto eifriger wird bestellt.

Nachbereitung

Fotos im Speicher, mobiles Studio abgebaut? Dann nichts wie zurück, Daten sichern und Bilder bearbeiten. Je schneller die Kunden ihre Auswahl zu Gesicht bekommen, desto besser. Die Erinnerung ist frisch, der Kaufimpuls stark.

7. Bearbeiten und Hochladen der Fotos

• Ihr könnt die Fotos per FTP, Lightroom-Plug-in oder Browser in ein vorher angelegtes Album in eurem fotograf.de-Shop hochladen. Zudem möglich: Hochladen in kleiner Auflösung, Nachladen nach Bestelleingang, Integration in lokales Speichersystem.
• Beim Arbeiten mit QR-Codes ist es sinnvoll, die hochgeladenen Bilder im Album nach Aufnahmezeitpunkt zu sortieren und anschließend die QR-Code-Erkennung zu starten.

8. QR-Code-Erkennung durchführen

• fotograf.de erkennt die jeweiligen QR-Codes und erstellt automatisch individuelle Alben für jedes Kind. Wie genau die QR-Code-Erkennung bei fotograf.de funktioniert erklären wir in in diesem kurzen Video.

9. Eltern informieren

• Eltern per E-Mail informieren, dass die Aufnahmen zur Ansicht und Bestellung bereitstehen, und in der Mail noch einmal kurz erklären, wo und wie sie die Fotos finden.
• Falls die Kennwortkarte nicht mehr auffindbar ist: Zugangscode erneut per E-Mail mitteilen.

10. Den Rest erledigt fotograf.de

QR-Code Erkennung durchgeführt? Alben mit Preisprofil verknüpft? Glückwunsch! Dann seid ihr jetzt fertig mit der Arbeit. Ab jetzt übernimmt fotograf.de die folgenden Aufgaben:

• Bereitstellung der Fotos in eurem Onlineshop
• Abwicklung der Zahlungen (Vorkasse, Lastschrift, PayPal)
• Erstellung der Rechnungen
• Produktion, Versand und Nachverfolgung der Fotoprodukte über die gewählten Labore

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